Política de Compliance da Companhia
Aplica-se a todos os colaboradores da Macna Administradora, bem como aos parceiros de negócios, fornecedores e demais partes relacionadas.
O que é Compliance?
O conceito tem origem na língua inglesa e significa “agir de acordo com uma regra, uma instrução, lei interna, um comando ou um pedido”. Se uma empresa está agindo de acordo com as leis (tanto externas quanto internas), está em perfeito compliance.
Objetivo desta Política de Compliance
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Proporcionar confiança aos acionistas e aos administradores quanto ao cumprimento das leis e regulamentações locais, bem como das políticas, normas e procedimentos internos, de forma a manter a alta qualidade do controle interno, assegurar o cumprimento da missão e visão da Macna Administradora e mitigar os riscos associados aos negócios e processos;
Proteger os ativos, a imagem e a reputação da Macna Administradora e suas Unidades de Negócio.
Nenhum executivo ou colaborador interno e externo da Macna Administradora está autorizado a quebrar ou desobedecer às leis e regulamentações locais, bem como as políticas, normas, manuais e/ou procedimentos internos em qualquer localidade na qual a Macna Administradora atua.
IMPORTANTE
A atividade ou atitude considerada como sendo de prática normal e costumeira no país ou região não é prerrogativa para violação de leis e regulamentações locais ou das políticas, normas, manuais ou procedimentos internos. Em casos de suspeita de violações serão investigadas e, quando aplicável, serão adotadas ações disciplinares e medidas corretivas.
APLICAÇÃO E DIVULGAÇÃO
A presente política aplica-se a todos os colaboradores da Macna Administradora (internos, externos ou estagiários), assim como aos parceiros de negócios, fornecedores e demais partes relacionadas.
Deve ser amplamente divulgada em âmbito interno da Macna Administradora e de suas unidades de negócio, e externo.
Definições e Siglas
Agente de Compliance – Responsável por ser o facilitador, contribuindo para disseminar a cultura de compliance e para implementar o processo; e o guardião, assegurando que a execução das atividades estejam em conformidade com leis e regulamentações locais, políticas, normas, manuais e procedimentos internos da Macna Administradora.
Compliance – Estar em conformidade com leis e regulamentações locais, políticas, normas, manuais e procedimentos internos.
Compliance Officer – Responsável por supervisionar o processo de compliance com uma postura independente e objetiva, que revisa e avalia os processos de conformidade e os de não conformidade com as leis e regulamentações locais, políticas, normas, manuais e procedimentos internos da Macna Administradora.
Compliance Owner – Responsável por monitorar a conformidade dos processos com as leis e regulamentações locais, políticas, normas, manuais e procedimentos internos da Macna Administradora relacionados ao processo de compliance sob sua incumbência.
Linha Ética – Canal de denúncia da Macna Administradora que garante o anonimato ao usuário. Qualquer colaborador que testemunhe ou identifique situação que possa configurar violação a esta política ou políticas/normas relacionadas a esta política como, por exemplo, anticorrupção, relacionamento com a concorrência, deve comunicar o fato à linha ética. Todas as denúncias são investigadas com implementação de ações corretivas, caso aplicável.
UN – Consideram-se os países e negócios atendidos pela Macna Administradora (Brasil e Estado Unidos).
Como os Riscos são gerenciados
Riscos de Negócios: são aqueles que se materializados impactam significativamente o EBITDA, market share, continuidade das operações, default da dívida, imagem e reputação. Os controles mitigadores dos riscos de negócio são monitorados diretamente pelos membros da comissão executiva.
Riscos de Processos: são aqueles associados às atividades operacionais e de suporte. A responsabilidade por gerir o risco é do gestor. Os controles mitigadores dos riscos de processos devem ser monitorados pelos agentes de compliance, auditoria interna e membros do comitê de ética e compliance.
O Processo de Compliance
O Processo de Compliance
A diretoria de gestão de riscos e compliance está à frente do processo de compliance que tem como objetivo principal zelar pela conformidade dos processos e operações, em conformidade com leis e regulamentações locais, políticas, normas, manuais e procedimentos internos, proporcionando confiança à administração.
O processo de compliance se baseia em 3 pilares: prevenção, detecção e resposta.
Pilar Prevenção
- Código de Conduta
- Políticas, Normas, Manuais e Procedimentos
- Ampla e Constante Divulgação
- Treinamentos com Termo de Ciência e Compromisso
Pilar Detecção
- Linha Ética
- Auditoria Interna e Externa
- Controles de Monitoramento da Política
- Identificação de Riscos e Gaps
Pilar Resposta
- Elaboração de ações corretivas para os desvios identificados
- Monitoramento da sua execução
- Melhoria continua da Política
Consideramos tão importante o compliance na operação dos negócios, que na Macna Administradora reservamos uma cadeira no conselho de administração especifica para o tema. A cadeira é ocupada por um acionista com larga experiência na área, sendo o responsável pelo comitê de compliance da companhia.
A meta da Macna Administradora é alcançar, em pouco tempo, o mesmo nível de compliance encontrado nas empresas mais estruturadas do mundo. Essa é a nossa essência, não sabemos trabalhar de outra forma.
A Estrutura do nosso Processo de Compliance
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Os meios pelos quais a organização compreende os impactos das leis e regulamentações sobre os seus negócios;
O modelo de governança a ser utilizado para gerenciar, monitorar e avaliar a conformidade da organização aos requerimentos regulatórios e normas internas;
Os papéis e responsabilidades das pessoas integrantes do processo de monitoramento;
O monitoramento propriamente dito para assegurar que os processos estão operando de acordo com as leis e regulamentações locais bem como com as políticas, normas, manuais e procedimentos internos.
As ações corretivas estabelecidas para corrigir desvios.
A estrutura organizacional estabelecida para conduzir o Processo de Compliance está descrita abaixo.
Monitoramento
O processo de compliance deve ser revisado pelo menos uma vez ao ano por consultores e/ou auditores independentes para avaliar se os dispositivos desta política e de sua norma correspondente foram aplicados em sua totalidade.
O compliance officer deve prestar esclarecimentos gerais sobre o processo tanto na comissão executiva como no conselho de administração.
O comitê de ética e compliance deve também exercer avaliações periódicas sobre a funcionalidade e eficiência do processo de compliance.
Responsabilidades
Estrutura Organizacional do Processo de Compliance
O processo de compliance é liderado pela comissão executiva e pelo comitê de ética e compliance. Além dessas instâncias, sua governança é regida pelo compliance officer, compliance owner, agente de compliance e dono do processo.
Papéis e responsabilidades
Comissão Executiva:
Responsável por discutir os principais eventos de compliance e aprovar a inclusão no plano anual de auditoria interna de revisões para garantir a adequada execução do processo. Incumbido também pela aprovação anual do orçamento e pela instituição dos membros do comitê de ética e compliance.
Comitê de Ética e Compliance:
Responsável por avaliar o processo de compliance, bem como as propostas de melhorias e adaptações.
Compliance Officer:
Responsável por supervisionar o processo de compliance com uma postura independente e objetiva.
Compliance Owner:
Responsável por monitorar a conformidade dos processos com as leis, regulamentações, políticas e normas internas.
Agente Compliance:
Responsável por ser o facilitador e o guardião do processo de compliance.
Dono do Processo:
Responsável por acompanhar a operação da área no dia-a-dia.
Riscos Envolvidos
Caso não haja Compliance com as legislações e regulamentações externas e políticas e normas internas, os principais riscos são:
Impacto negativo na reputação e na imagem da Macna Administradora.
Redução de EBITDA decorrentes de gastos não autorizados
Solução de Conflitos
Quaisquer situações decorrentes das informações contidas nessa política que possam gerar conflitos internos e externos deverão ser levadas à comissão executiva da Macna Administradora, que definirá as ações corretivas necessárias.
Fraude e Corrupção
Temos firme compromisso de conformidade com todas as leis anticorrupção e antissuborno do Brasil e em outros países nos quais realizamos negócios.
Não efetuamos pagamentos indevidos com a finalidade de realizar negócios, influenciar decisões ou induzir pessoas a conceder permissões indevidas em nosso benefício.
Empregados ou colaboradores não podem oferecer, dar ou prometer, direta ou indiretamente, vantagem indevida a funcionário público ou da iniciativa privada. Da mesma forma, não podem receber vantagem indevida ou aceitar promessa de pagamento ou recompensa de funcionário público ou de empresa privada. O conceito de vantagem indevida contempla, inclusive, qualquer coisa de valor que possa ser percebida como vantagem indevida.
Caso tenha interesse pelo nosso processo contra fraude e corrupção, converse com a gente, teremos o maior prazer em compartilhar informações.